Die Mediation kennt als flexibles und anpassbares Verfahren keinen starren Aufbau. Dennoch lassen sich fünf Phasen unterscheiden:
    
Phase 1
beginnt mit der Verhandlungseröffnung durch den Mediator. Darin werden die Charakteristika des Verfahrens erklärt sowie dessen Regeln besprochen und dokumentiert.

in Phase 2
stellen die Parteien ihre Sichtweisen des Konflikts dar, aus deren Zusammenfassung der Mediator ein gemeinsames Verständnis der zu behandelnden Punkte entwickelt.

in Phase 3
werden die starren Positionen verlassen und die dahinterliegenden Interessen ergründet. Die Offenlegung der Beweggründe intensiviert das gegenseitige Verständnis.

Phase 4
umfaßt die Entwicklung einer Lösung. Gemeinsam erarbeiten und bewerten die Parteien verschiedene Lösungsmöglichkeiten. Ziel ist es, eine win-win-solution zu finden, von der alle Parteien profitieren.

Phase 5
nach der Einigung auf eine einvernehmliche Lösung wird die Mediation in Phase 5 durch die genaue Definition dieser Einigung und deren rechtliche Gestaltung abgeschlossen.